W rzeczywistości, jakby się nad tym zastanowić, to właśnie informacja jest kluczowa w wielu sprawach. Praktycznie każde zadanie, które mamy wykonać, czy to w pracy czy też prywatnie, bez informacji nie istnieje.Wyobraźcie sobie, że planujecie remont kuchni i wymianę mebli. Od razu na starcie zbieracie informacje, jakie są oferty sklepów stacjonarnych i internetowych, zbieracie porady jak wykonać konkretne prace remontowe lub szukacie fachowca z polecenia. Komunikujecie się ze swoją drugą połową w sprawie urlopu w konkretnym czasie, możliwości transportowych i preferencji w kwestii nowego wyglądu kuchni. Widać, że informacja to podstawa, prawda? Podobnie jest w procesie zarządzania projektem.
Planujemy przepływ informacji w czasie realizacji projektu
Kiedy już wiemy, że sprawna informacja dla sprawnego zarządzania projektem ma kluczowe znaczenie, musimy też wiedzieć, że nigdy nie jest dziełem przypadku. Trzeba więc zaplanować jej przepływ, tak aby trafiała bez przekłamań wszędzie tam, gdzie jest niezbędna. Ważne jest, aby do minimum ograniczyć braki w informacji, ale także jej nadmiar, który będzie powodował tzw. szum informacyjny. Do tego niezbędne jest zapewnienie następujących elementów:
- Zaplanowanie komunikacji. Na tym etapie należy przemyśleć, jakie informacje będą konieczne, do kogo powinny trafić, w jakim czasie oraz jakie sposoby komunikacji będą odpowiednie.
- Dystrybucja informacji. Zgodnie z planem musimy zapewnić obieg informacji, która musi trafiać na czas do odpowiednich osób. To ważne zadanie, którego złe wykonanie może położyć każdy projekt.
- Zbieranie informacji w czasie projektu. Informacja zwrotna to także ważna kwestia. Swoista odpowiedź dotycząca realizacji zadań w postaci raportów czy zestawień. Daje nam wiedzę o postępach i perspektywach projektu.
- Zakończenie. Zamknięcie projektu powinno skutkować rzetelnym zebraniem wszystkich informacji, trwałym zarchiwizowaniem. To jest konieczne z punktu widzenia późniejszych rozliczeń projektu lub ewentualnych kontroli, ale też przydatne w realizacji kolejnych przedsięwzięć. Warto też na zakończenie poinformować wszystkich pracowników o efektach ich pracy.
Elementy, które zapewnią sprawną komunikację
- Na etapie tworzenia planu zarządzania informacją warto pamiętać o kilku elementach, które muszą być dostosowane do specyfiki projektu. Tylko w tedy mogą zapewnić sukces, w przeciwnym razie mogą być głównym, „cichym” winowajcą naszej klęski.
- Dobór mediów komunikacyjnych. Może to być forma papierowa, ustna, elektroniczna. Wszystko zależy od rozległości projektu w terenie i możliwości komunikacji bezpośredniej. Wiadomo, że do oddziału firmy odległego o kilkadziesiąt kilometrów nie będziemy wysyłać listów, jeśli zależy nam na szybkim obiegu informacji.
- Dobór formy informacji zwrotnych. Należy zastanowić się, w jakiej formie mają trafiać do nas sprawozdania, zestawienia czy raporty.
- Sposób prezentowania informacji. Dobór przekazu powinien być odpowiednio dobrany do poziomu fachowości pracowników, do których trafia. Np. na szczeblu typowo wykonawczym przekażemy tylko konkrety do wykonania, bez ogólnikowych założeń projektu, bo to zakłóci przekaz.
- Usuwanie barier informacyjnych. To właśnie dbałość o redukcję szumów informacyjnych, bezpośrednie docieranie z przekazem, unikanie pośredników, dobór sposobu przekazywania informacji i warunków, w których to ma miejsce. To także dbałość o otrzymywanie informacji zwrotnej bezpośrednio i bez przekłamań.
